Unidad 8: Herramientas de comunicación

Information Rights Management
Esta herramienta permite a los usuarios restringir la información de un archivo o documento para que usuarios no autorizados puedan reenviar, copiar, modificar, imprimir, enviar por fax o pegar en otro documento, así mismo permite poner varias restricciones como impedir copiar datos mediante la característica de imprimir pantalla, permitir caducidad del archivo para que no se pueda ver después de determinado tiempo. Pero no puede impedir intrusión al contenido del archivo por medio de programas malintesionados como caballos de troya, spyware, capturadores de teclado, daño al archivo por medio de virus informáticos, copia manual del contenido.

Niveles de permisos
Lectura: Usuarios con permiso de lectura solo pueden leer el documento pero no modificarlo, copiarlo o imprimirlo.
Modificación: Solo se puede leer, modificar y guardar cambios al archivo pero no sin imprimirlo.
Control total: Se tiene acceso a todas las características del documento sin restricción alguna además de que puede dar permisos a otros usuarios.

Áreas de trabajo compartidas
Permite que varios usuarios trabajen en un documento a la vez pero las versiones de comentarios y mensajes de correo electrónico quedan dispersos en diferentes lugares, por eso es mas eficaz trabajar en en un sitio de área de documentos, un sitio de área de documentos se encuentra en Share point service y ayuda a coordinar uno o mas documentos de varios usuarios otra ventaja de trabajar en el área de documentos es poder visualizar el archivo con office i desde la web ya que se almacena en una biblioteca de documentos del sitio.

Comparar libros en paralelo
Esta opción permite comparar dos libros sin necesidad de combinar los cambios en uno solo y desplazarte por los dos al mismo tiempo.

Referencia
Nos permite buscar referencias en enciclopedias, artículos y la web.

Unidad 7: Herramientas avanzadas

Formato condicional
Cambia el aspecto de un rango de celdas, si su condición es verdadera cambia el formato cambia en esta condición pero si es falsa el formato no se basa en esta condición. Es muy útil si se desea dar un formato diferente a la información cuando cumple con criterios establecidos por el usuario.

Consolidar
Esta opción nos sirve para resumir o combinar datos de una hoja de calculo cuando son similares, también nos permite resumir datos de diferentes hojas de calculo que se encuentren en un mismo libro o en diferentes libros estos datos se almacenan en una hoja maestra.

Escenarios
Esta herramienta nos permite ver los datos desde varios angulos para poder evaluarlos y asi seleccionar los que mas nos convienen.

Buscar objetivo
Cuando desconocemos el resultado de una función pero no el valor inicial esta función nos permite cambiar el tipo de interés de una celda para obtener ese resultado.

Validación de datos
Esta función permite crear listas desplegables para evitar que el usuario que teclea información no cometa errores y por lo tanto no se cometan en las formulas.

Compartir libros y control de cambios
Esta opción permite que varias personas puedan modificar un libro al mismo tiempo.

XML
Esta tecnología facilita mucho la definición, la transmisión, la validación y la interpretación de las bases de datos, aplicaciones y organizaciones.

Macros
Una macro es una serie de comandos que se almacenan en un modulo de visual basic y se utilizan para realizar procesos automaticamente, creada la macro se puede asignar a cualquier objeto para que realice cierta acción al dar clic sobre el.

Virus de macro
Es un tipo de virus que se encuentra dentro de una macro o programa y solo se puede activar si se dejan activas las macros a la hora de abrir el libro sin embargo se pueden des habilitar las macros así evitando la infección.