miércoles, 12 de diciembre de 2007

Unidad 8: Herramientas de comunicación

Information Rights Management
Esta herramienta permite a los usuarios restringir la información de un archivo o documento para que usuarios no autorizados puedan reenviar, copiar, modificar, imprimir, enviar por fax o pegar en otro documento, así mismo permite poner varias restricciones como impedir copiar datos mediante la característica de imprimir pantalla, permitir caducidad del archivo para que no se pueda ver después de determinado tiempo. Pero no puede impedir intrusión al contenido del archivo por medio de programas malintesionados como caballos de troya, spyware, capturadores de teclado, daño al archivo por medio de virus informáticos, copia manual del contenido.

Niveles de permisos
Lectura: Usuarios con permiso de lectura solo pueden leer el documento pero no modificarlo, copiarlo o imprimirlo.
Modificación: Solo se puede leer, modificar y guardar cambios al archivo pero no sin imprimirlo.
Control total: Se tiene acceso a todas las características del documento sin restricción alguna además de que puede dar permisos a otros usuarios.

Áreas de trabajo compartidas
Permite que varios usuarios trabajen en un documento a la vez pero las versiones de comentarios y mensajes de correo electrónico quedan dispersos en diferentes lugares, por eso es mas eficaz trabajar en en un sitio de área de documentos, un sitio de área de documentos se encuentra en Share point service y ayuda a coordinar uno o mas documentos de varios usuarios otra ventaja de trabajar en el área de documentos es poder visualizar el archivo con office i desde la web ya que se almacena en una biblioteca de documentos del sitio.

Comparar libros en paralelo
Esta opción permite comparar dos libros sin necesidad de combinar los cambios en uno solo y desplazarte por los dos al mismo tiempo.

Referencia
Nos permite buscar referencias en enciclopedias, artículos y la web.

Unidad 7: Herramientas avanzadas

Formato condicional
Cambia el aspecto de un rango de celdas, si su condición es verdadera cambia el formato cambia en esta condición pero si es falsa el formato no se basa en esta condición. Es muy útil si se desea dar un formato diferente a la información cuando cumple con criterios establecidos por el usuario.

Consolidar
Esta opción nos sirve para resumir o combinar datos de una hoja de calculo cuando son similares, también nos permite resumir datos de diferentes hojas de calculo que se encuentren en un mismo libro o en diferentes libros estos datos se almacenan en una hoja maestra.

Escenarios
Esta herramienta nos permite ver los datos desde varios angulos para poder evaluarlos y asi seleccionar los que mas nos convienen.

Buscar objetivo
Cuando desconocemos el resultado de una función pero no el valor inicial esta función nos permite cambiar el tipo de interés de una celda para obtener ese resultado.

Validación de datos
Esta función permite crear listas desplegables para evitar que el usuario que teclea información no cometa errores y por lo tanto no se cometan en las formulas.

Compartir libros y control de cambios
Esta opción permite que varias personas puedan modificar un libro al mismo tiempo.

XML
Esta tecnología facilita mucho la definición, la transmisión, la validación y la interpretación de las bases de datos, aplicaciones y organizaciones.

Macros
Una macro es una serie de comandos que se almacenan en un modulo de visual basic y se utilizan para realizar procesos automaticamente, creada la macro se puede asignar a cualquier objeto para que realice cierta acción al dar clic sobre el.

Virus de macro
Es un tipo de virus que se encuentra dentro de una macro o programa y solo se puede activar si se dejan activas las macros a la hora de abrir el libro sin embargo se pueden des habilitar las macros así evitando la infección.

miércoles, 5 de diciembre de 2007

Unidad 6: Manejo de bases de datos

En Excel es un área que se usa para administrar, recuperar y almacenar información esta se crea en una porción de una hoja. Sirven también para encontrar datos específicos, ordenar la información alfabética o numéricamente, extraer subgrupos de datos.

Se puede ordenar los datos para entenderlos mejor y encontrarlos mas fácilmente, los diferentes tipos de datos se pueden ordenar de diferente forma:
texto: de a-z o de z-a
numero: de menor-mayor o de menor-mayor
fecha: de mas antiguo-mas reciente o de mas reciente-mas antiguo.
También existe la opción de ordenar de forma personalizada ya sea de mas grande a mas pequeño o por el color de la celda.

Filtros
Cuando se filtran los datos se muestran las filas en las que están los criterios que se eligen y las que no los contengan se ocultan. Filtrados los datos tenemos la opción de copiar, buscar, modificar y aplicar formatos sin necesidad de volver a organizarlos o moverlos.
Existen dos tipos de filtros que son.
Autofiltro: Con este tipo de filtro existe la posibilidad de crear tres subtipos; por lista de valores, por formato o por criterio.
Filtro avanzado: En este se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de calculo y el rango de celdas o tabla que se desea filtrar.

Tablas
Creando una tabla se pueden administrar y analizar los datos independientemente de la información que se encuentra fuera de la tabla.

Esquema
Cuando se tiene una lista de datos que se desea agrupar y resumir se puede crear un esquema que puede contener hasta 8 niveles.

Funciones de datos
Existen varias funciones de datos y cada una de ellas es diferente y son:
BDSUMA: Esta función suma los números de una columna de la base de datos que coincidan con ciertas condiciones.
BDPROMEDIO: Devuelve el promedio de los valores de una base de datos.
BDMIN:Devuelve el valor mínimo de una base de datos.
BDMAX: Devuelve el valor máximo de una base de datos.
BDEXTRAER: Extrae un único valor de una base de datos.

Tablas dinámicas
Una tabla dinámica es una hoja de calculo interactiva que resume grandes cantidades de datos usando formatos y métodos de calculo que elijas estas tablas reciben su nombre por que se pueden mezclar los encabezados de fila y columna alrededor de los datos principales.